Stop starting, start finishing – Die Kunst, die Dinge fertig zu bekommen

Schade. Wieder ein Arbeitstag vorbei. Was habe ich erreicht? Nichts. Irgendetwas läuft hier total schief!

Lass uns in der Zeit zurückspringen. Heute morgen um 08:05 habe ich begonnen zu arbeiten. Ein bisschen verspätet, weil ich im Stau stand. Blöder Berufsverkehr. Aber was solls.

Ich musste sofort ins Daily. Jeden Tag um 8:15. Wer kommt denn auf so eine krumme Zeit? Egal. Was hatte ich gestern noch einmal gemacht? Ach, im JIRA steht es. Ich habe an drei Stories gearbeitet. Super, dann habe ich etwas zu erzählen.

Was? Schon 12 Uhr? Wie die Zeit vergeht… Ich habe drei Feuer gelöscht, zwei weitere Aufgaben angenommen und einen gravierenden Bug in Produktion gelöst. Super. Die eine Aufgabe soll bis Donnerstag fertig sein. Naja, dann müssen die drei Stories halt warten. Jetzt erst einmal etwas essen gehen, mein Magen knurrt.

Oh je, die Mittagspause hat länger gedauert. Warum habe ich nur meinen Chef auf dem Gang getroffen? Der war sauer … sagte mir, dass die eine Story, an der ich bereits vielen Stunden sitze, nicht mehr gebraucht wird. Wenn ich das richtig verstanden habe, hat der Architekt wieder einmal eine viel bessere halbgare Idee. Weil das so lange dauert, hat er gesagt. Verdammt. Hätte ich die Story doch schneller fertig gestellt. Dann hätte ich nicht für die Tonne gearbeitet… Warum passiert mir das eigentlich immer? Augen zu und durch, es gibt noch viel zu erledigen.

Schon 19 Uhr? Jetzt hatte ich drei Abstimmungstermine, weil andere von meinen Aufgaben abhängen. Ich musste ihnen erklären, wie der aktuelle Stand ist und was ich als nächstes machen werde. Mein Chef war immer noch ziemlich angespannt. Und der Kunde erst. Der wirkte gar nicht glücklich, dass ich seine wichtigste Story bereits in den dritten Sprint mitgenommen habe…

Und jetzt? Statt weniger habe ich jetzt mehr Aufgaben. Irgendwas läuft gewaltig schief. Soll ich heute noch weiterarbeiten?

Das Problem

Kennst du das?

Wir tragen einen großen Sack an Aufgaben mit uns herum, sind die ganze Zeit beschäftigt. Dennoch bekommen wir nichts fertig. Statt weniger werden es immer mehr Aufgaben.

Doch es gibt einen Ausweg: Stop starting, start finishing! Dieser Satz ist zu meinem alltäglichen Mantra geworden. Und dir wird er auch helfen!

Stop starting!

Schau mal auf deine Todo-Liste. Hast du alles bearbeitet? Nein? Dann hör auf, neue Aufgaben entgegenzunehmen.

Wie das geht? Du hast genau zwei Möglichkeiten:

  1. Nein sagen!
  2. Eine nicht beendete Arbeit opfern.

Leider ist dies einfacher gesagt als getan. Es ist weder die Gesellschaft oder unser Arbeitsumfeld, die uns hindern. Wir sind es selbst, die sich einreden, dass wir auf allen Hochzeiten tanzen müssen. Unser Umfeld reagiert darauf und gibt uns munter Aufgaben und Projekte. Dadurch sind wir chronisch unter Stress und bekommen dennoch nichts fertig. Das ist sowohl ineffizient als auch ineffektiv. Und es frisst unsere Lebenszeit.

Doch, der Weg aus diesem Teufelskreis ist so einfach wie wirksam.

Start finishing!

Was musst du tun, um deine aktuellen Aufgaben zu beenden? Die einfachste Variante ist: Setz den Rotstift an. Denk daran: Fertig bedeutet nicht nur abgeschlossen, sondern auch abgebrochen! Streiche konsequent alle Aufgaben, die dich oder dein Projekt nicht weiterbringen. Überlege dann, was du tun musst, um die restlichen Projekte abzuschließen.

Bist du für diese Aufgabe wirklich der Richtige? Oder kann deine Kollegin das vielleicht viel besser? Denk mal übers Delegieren nach. Du wirst dich wundern, welchen Hebel du da ungenutzt liegen hast.

Wenn du dann alle aktuellen Aufgaben abgeschlossen hast, kannst du dich endlich um neue, interessante Themen kümmern.

Die Idee dahinter: Den Durchsatz erhöhen

„Stop starting, start finishing“ basiert auf dem Fluss-Prinzip aus Lean. In der Produktion hat sich gezeigt, dass der Fokus auf den Durchsatz viel effektiver und auch effizienter ist als der Fokus auf hundertprozentige Auslastung aller Produktionseinheiten, also der Kapazität. Auf Wissensarbeiter angewendet heißt das:

Wir sind viel produktiver, wenn wir uns auf möglichst wenig parallele Themen konzentrieren und diese dann aber zügig zu einem Ende bringen. Also fertig stellen.

Kleiner Exkurs: Was bedeutet eigentlich fertig?

Ich war eine Zeit lang Team Lead eines kleinen Plattform-Teams. Wir waren unter anderem verantwortlich für den Betrieb der Projektinfrastruktur, bestehend aus dem Build-Server Jenkins, dem Ticket-System JIRA, dem Wiki Confluence und einigen anderen Produkten. Außerdem waren wir für das gesamte Release Management und die Pipelines verantwortlich.

Da wir ein kleines Team waren, arbeitete ich auch operativ mit. Ich zog mir die Aufgabe, den Jenkins-Server aufzubauen. Es war ein harter Weg, aber nach ein paar Tagen hatte ich ihn so aufgebaut, dass er im damaligen Netzwerk-Setup des Unternehmens produktiv betrieben werden konnte. Stolz präsentierte ich die Lösung meinem damaligen Mentor, einem Architekten im gleichen Projektumfeld. Er beglückwünschte mich und sagte dann einen für mich sehr lehrreichen Satz:

„Super, reiß ihn ab und bau ihn neu auf!“

Was sich im ersten Moment seltsam anhörte, brachte mir eine wichtige Erkenntnis. Ich verstand, dass es nicht darauf ankommt, etwas einmalig zu schaffen. Viel wichtiger ist es, es so zu schaffen, dass man sich möglichst nicht mehr darum kümmern muss. Erst dann ist etwas fertig. Das ist eines der Kernelemente der nachhaltigen, agilen Arbeitsweise.

Ich baute den Server dann so lange automatisiert neu auf, bis ich mir sicher war, dass keine manuellen Schritte mehr nötig waren. Während der restlichen Projektlaufzeit hatten wir kein Problem mehr mit dieser Komponente. Ich hatte immer die Sicherheit, den Server im Notfall durch ein Skript innerhalb von Minuten wiederaufzubauen. Natürlich ist dieser Notfall auch eingetreten. Durch die gute Vorbereitung war der Server innerhalb von Minuten wieder verfügbar. Wir waren damit nicht mehr das Bottleneck für die vier Scrum-Teams, das wir unter normalen Umständen gewesen wären. Die investierte Zeit hat sich also doppelt und dreifach bezahlt gemacht, da ich sie investiert habe, als es nicht kritisch war.

Auf gehts!

Meine Empfehlung an dich: Bevor du irgendetwas anderes tust:

Setze auf jeden Fall „Stop starting, start finishing!“ in deinem Alltag um.

Wenn du dieses Prinzip konsequent befolgst, wirst du stressfrei produktiver arbeiten und unnötige Überstunden aktiv vermeiden.

Genieße die gewonnene Lebenszeit und Lebensqualität!

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