Ihr Auftragseingang.
Ohne tägliches Abtippen.
Für Speditionen, bei denen Disponenten täglich Stunden mit Auftragserfassung verbringen – Zeit, die für dringende und kritische Fälle fehlt. Den Routineteil übernimmt der Assistent. Ihr Disponent bleibt dort, wo er gebraucht wird.
- Aufträge aus E-Mail, PDF, Portal und EDI automatisch erfassen und ins TMS übertragen
- Kein Schritt ohne menschliche Kontrolle – Ihr Team bleibt an den entscheidenden Stellen im Prozess
Im Eignungscheck klären wir:
- wo in Ihrem Auftragseingang heute die meiste manuelle Zeit draufgeht
- ob Ihr Volumen und Ihre Prozesse für den Einstieg geeignet sind
- was eine Erstintegration für Sie kostet und bringt
30 Minuten · kostenlos · keine Produktdemo
Der Engpass ist nicht das Volumen, sondern die manuelle Verarbeitung
Aufträge kommen per E-Mail, PDF, Portal oder EDI. Daten werden geprüft, übertragen, ergänzt und im TMS gepflegt. So fließt täglich wertvolle Kapazität in Routinearbeit statt in Kunden, Ausnahmen und die eigentliche Disposition.
Zu viele Eingangskanäle
Jeder Eingangskanal hat seine eigenen Formate, Felder und Ausnahmen. Der Disponent öffnet E-Mail für E-Mail — jedes Mal von vorne.
Zu viel manuelle Prüfung und Übertragung
2–5 Minuten pro Auftrag. Bei 50 Aufträgen täglich: bis zu 4 Stunden reine Erfassungsarbeit. Jeden Tag. Die Ihr Disponent nicht disponiert.
Zu wenig Kapazität für Wachstum
Wenn mehr Aufträge reinkommen, freut sich der Vertrieb. Im Büro stöhnen die Disponenten. Jeder Auftrag mehr ist ein weiteres Formular — bevor überhaupt disponiert werden kann.
Der Assistent übernimmt die Standarderfassung. Was übrig bleibt, sind die Aufträge, die Erfahrung brauchen — und ein Team, das wieder Kapazität hat, sie zu bearbeiten.
KI-Agenten automatisieren Standardfälle im Auftragseingang
Eingehende Aufträge werden automatisch verarbeitet und vollständig ins TMS übergeben. Unklare oder abweichende Fälle gehen direkt an Ihr Team.
Eingang erfassen
E-Mail, PDF, Portal oder EDI werden automatisch erkannt und in den Verarbeitungsprozess übernommen.
Daten extrahieren
Adressen, Gewichte, Referenzen, Termine und weitere relevante Felder werden ausgelesen, strukturiert und auf Vollständigkeit geprüft.
TMS befüllen
Der Auftrag wird in Ihr bestehendes TMS übertragen – inklusive Plausibilitätsprüfung, Dublettenabgleich und direkter Übergabe in den Folgeprozess.
Abschließen oder eskalieren
Vollständig erfasste Standardfälle werden direkt ins TMS übergeben. Unklare oder abweichende Aufträge gehen gezielt an Ihr Team – ohne dass jemand jeden Eingang einzeln prüfen muss.
Ihr Team bleibt an den entscheidenden Stellen im Prozess
Der Assistent übernimmt die Routineerfassung. An zwei Stellen entscheidet und prüft ein Mensch – bewusst und strukturiert.
Mit der Zeit – wenn die Qualitätssicherung zeigt, dass der Assistent zuverlässig arbeitet – erfasst der Disponent immer weniger selbst. Das Vertrauen wächst mit der Erfahrung, nicht auf Knopfdruck.
Ihr Auftragseingang – vorher und nachher
So verändert sich der tägliche Ablauf, wenn der Assistent im Einsatz ist.
Der Einstieg liegt im Auftragseingang – und lässt sich gezielt ausbauen
Fast immer beginnt der Einstieg im Auftragseingang – weil dort täglich manuelle Arbeit entsteht, die abgrenzbar und automatisierbar ist. Dokumente gehören dazu. Statuskommunikation folgt danach.
Automatische Auftragserfassung
Eingehende Aufträge aus E-Mail und PDF werden automatisch ausgelesen, geprüft und ins TMS übernommen. Wirksam ab ca. 30 manuell verarbeiteten Aufträgen täglich.
Dokumente im Auftragseingang klassifizieren und zuordnen
CMR, Lieferscheine und Begleitdokumente werden direkt im Auftragseingang klassifiziert, geprüft und dem richtigen Auftrag zugeordnet. Kein separater Schritt – sondern Bestandteil des Eingangsflows.
Statuskommunikation nachgelagert entlasten
Wenn der Auftragseingang stabil automatisiert ist, lassen sich auch Statusanfragen gezielt entlasten. Standardisierte Rückfragen werden automatisch beantwortet – ohne dass Ihr Team dabei unterbrochen wird.
Woran erkenne ich, ob der Assistent für Ihre Spedition passt
Nicht jede Spedition ist sofort ein guter Kandidat. Der Assistent entfaltet seinen Nutzen dort, wo heute wiederkehrende manuelle Arbeit entsteht, der Ablauf eingrenzbar ist und täglich mindestens 30 Aufträge eingehen.
Wiederkehrend statt selten
Der Assistent lohnt sich dort, wo Aufträge täglich in größerem Volumen eingehen – als Orientierung: ab 30 Aufträgen täglich.
Klar abgrenzbar statt diffus
Der Eingangskanal und die Übergabe ans TMS müssen fachlich eingrenzbar sein – mit einem definierten Anfang und Ende.
Operativ relevant statt nur innovativ
Der Assistent nimmt Ihrem Team täglich Erfassungsarbeit ab – nicht als Pilotprojekt, sondern im laufenden Betrieb.
Anschlussfähig statt isoliert
Eine dokumentierte TMS-Schnittstelle und Beispieldaten aus Ihrem Auftragseingang sind die wichtigsten Voraussetzungen.
Beherrschbar statt überladen
Die Erstintegration startet fokussiert mit Ihrem Haupteingangskanal – damit der Assistent schnell produktiv wird, ohne ein Großprojekt zu werden.
Im kostenlosen Eignungscheck schaue ich mit Ihnen, ob und wo der Assistent bei Ihnen passt.
Eignungscheck buchenKI-Automatisierung für Speditionen - lokal, integrierbar und für reale Prozesse gebaut
Für Speditionen gebaut
Kein allgemeines KI-Beratungspaket, sondern Fokus auf Logistik- und Auftragsprozesse in Speditionen.
Zertifizierte Infrastruktur in Deutschland
Der Assistent läuft auf dedizierter Hardware in deutschen Rechenzentren – ISO 27001-zertifiziert, BSI C5-konform, DSGVO-konform. Ihre Auftragsdaten verlassen nicht diese Infrastruktur.
Integration statt Parallelwelt
Anbindung an bestehende TMS-Systeme, APIs oder definierte Übergabepunkte – statt Insellösungen neben Ihrem laufenden Betrieb.
Mensch bleibt im Prozess
Unsichere Fälle werden eskaliert. Ihr Team greift dort ein, wo Erfahrung und Einschätzung gefragt sind.
Verlässlich auch als Einzelunternehmer
Direkter Ansprechpartner, vollständige Dokumentation, benannter Backup-Techniker. Reaktionszeit 4 Stunden, Wiederherstellung innerhalb einer Stunde nach Reaktion – werktags, vertraglich geregelt.
Nicht jede Aufgabe gehört automatisiert. Aber die richtigen Prozesse entlasten Ihr Team innerhalb von Wochen.
Der Assistent übernimmt keinen kompletten Betriebsablauf. Er automatisiert gezielt den wiederkehrenden, zeitintensiven Teil des Auftragseingangs – und das zuverlässig, mit definierten Reaktionszeiten.
Fokussierter Einstieg statt Großprojekt
Ich starte mit dem einen Prozess, wo die meiste Routinearbeit entsteht — damit Ihr Team innerhalb von Wochen, nicht Quartalen, weniger Erfassungsarbeit hat.
Nachvollziehbar statt Black Box
Entscheidungen, Eskalationen und Übergaben sind transparent. Ihr Team sieht jederzeit, was der Assistent getan hat — und kann eingreifen, bevor etwas falsch ins TMS wandert.
Pragmatisch statt Hype
Nicht alles wird automatisiert, sondern das, was täglich manuelle Zeit kostet und abgrenzbar ist. Der Disponent disponiert. Der Assistent erfasst.
Wer den Assistenten entwickelt – und warum.
Mein Name ist Johannes Born. Ich helfe Speditionen dabei, die E-Mail-Flut auf ihre Disponenten zu reduzieren, sodass diese sich um die Ausnahmen und harten Nüsse kümmern können, während die Standardfälle geräuschlos im Hintergrund für die weitere Disposition vorbereitet werden.
Dafür automatisiere ich den Auftragseingang, baue Ihre Geschäftslogik in das System ein und schaffe die Kontaktpunkte, an denen Ihre Disponenten Entscheidungen treffen müssen.
Zu Speditionen bin ich über ein Gespräch gekommen. Ein Spediteur schilderte mir seinen Alltag. Ich erkannte sofort das Muster: wiederkehrende manuelle Erfassung, die täglich Kapazität kostet und trotzdem fehleranfällig bleibt.
Was ich seitdem lerne, steht dem gängigen KI-Hype oft direkt entgegen. KI-Agenten funktionieren – aber nur dort, wo der Prozess klar ist, die Übergabe geregelt ist und ein Mensch die Verantwortung behält. Wer das ernst nimmt, gewinnt. Wer auf Magie hofft, verliert Zeit.
Ich bringe über zehn Jahre Erfahrung in unternehmenskritischen Anwendungen mit – in Konzeption, Umsetzung und Betrieb. Mit einem Anspruch, der sich nicht geändert hat: Ein System nützt nur, wenn es zuverlässig und sicher läuft.
Born IT Consulting ist kein Beratungshaus mit breitem Portfolio. Ein Produkt, ein Anwendungsfall, vollständige Verantwortung.
Stand Mai 2026 – Der Assistent läuft gerade beim ersten Kunden im Live-Betrieb. Was in der Praxis funktioniert und was nachjustiert wird, fließt direkt in das Produkt ein.
So wird aus Interesse ein laufender Assistent
Der Einstieg erfolgt strukturiert, Festpreis und Festumfang – ohne unnötigen Projektballast.
Eignungscheck
Wir klären gemeinsam, ob Ihr Auftragseingang zum Assistenten passt: Eingangskanäle, Volumen, TMS-System und organisatorische Voraussetzungen. Wer nicht passt, bekommt das direkt gesagt.
Auftragseingangs-Analyse
Ich analysiere Ihren Auftragseingang im Detail: Eingangskanäle, Datenqualität, TMS-Anbindung und Ausnahmebehandlung. Dazu führe ich mit Ihrem Team eine strukturierte Qualifizierungsphase durch – typische Aufträge werden gemeinsam eingeordnet, damit der Assistent von Anfang an auf Ihre Formate und Regeln ausgerichtet ist. Ergebnis: ein schriftliches Dokument mit Integrationsempfehlung und Festpreisangebot für die Erstintegration.
Erstintegration
Der Assistent wird in deutschen Rechenzentren eingerichtet, an Ihr TMS angebunden und in Betrieb genommen. Festpreis. Festumfang. Liefertermin.
Managed Service
Ich betreibe den Assistenten dauerhaft: Monitoring, Updates, Entstörung. Ihr Disponent disponiert — den Betrieb übernehme ich.
Drei Wege, wie der Assistent bei Ihnen betrieben werden kann
Der Assistent ist kein Einmalprojekt. Nach der Erstintegration gibt es drei Betriebsmodelle – je nachdem, wie viel Ihr Team selbst übernehmen möchte.
Managed Service
Ich betreibe den Assistenten in deutschen Rechenzentren – ISO 27001-zertifiziert, BSI C5-konform, DSGVO-konform. Sie erhalten ein monatliches Festpreismodell mit definierten Reaktionszeiten. Kein interner IT-Aufwand, keine eigene Infrastruktur.
Betrieb beim Kunden mit Third Level Support
Der Assistent läuft auf Ihrer Hardware. Ihr Team wird ausgebildet und übernimmt den Betrieb eigenständig. Ich stehe als Third Level Support mit einer monatlichen Pauschale im Hintergrund. Ziel: maximale Unabhängigkeit von mir.
Vollständig selbstbetrieben
Sie betreiben den Assistenten vollständig eigenständig. Bei Problemen oder Fragen bin ich nach Aufwand erreichbar.
Das passt besonders gut, wenn Sie …
- täglich 30 oder mehr Aufträge per E-Mail oder PDF erhalten
- heute noch manuell Daten ins TMS übertragen
- Ihren Disponenten von täglicher Erfassungsarbeit entlasten wollen
- Wert auf zertifizierte Infrastruktur und DSGVO-konforme Verarbeitung in Deutschland legen
- einen fokussierten Einstieg statt eines Großprojekts suchen
- den Betrieb des Assistenten auslagern und sich auf die eigentliche Disposition konzentrieren möchten
- dem System schrittweise Vertrauen aufbauen wollen – ohne von Anfang an alles übergeben zu müssen
Der Einstieg ist verfrüht, wenn …
Ihre Prozesse sehr selten, vollständig individuell oder noch im Fluss sind. Dann lohnt es sich, zuerst den Ablauf zu stabilisieren, bevor KI eingeführt wird.
Drei Fragen, die fast jeder stellt
Funktioniert das wirklich bei uns?
Das klären wir im Eignungscheck – ehrlich. Wenn es in Ihrem Fall nicht passt, sage ich Ihnen das direkt.
Was passiert, wenn etwas schiefläuft?
Reaktionszeit 4 Stunden, Wiederherstellung innerhalb einer Stunde. Vertraglich geregelt. Backup vorhanden.
Lohnt sich der Aufwand?
Der Einstieg ist ein halber Tag. Kein Großprojekt. Und der ROI-Rechner gibt Ihnen einen ersten Richtwert.
FAQ
Nach Abschluss der Auftragseingangs-Analyse und Qualifizierungsphase dauert die Erstintegration in der Regel etwa vier Wochen. Voraussetzung ist eine dokumentierte TMS-Schnittstelle und Beispieldaten aus Ihrem Auftragseingang.
In deutschen Rechenzentren – ISO 27001-zertifiziert, BSI C5-konform, DSGVO-konform. Beim Managed Service läuft der Assistent auf dedizierter Hardware ausschließlich in Deutschland. Ihre Auftragsdaten verlassen nicht diese Infrastruktur. Beim Betriebsmodell „Betrieb beim Kunden" läuft der Assistent vollständig in Ihrem Netzwerk.
Der Disponent entscheidet am Eingang selbst, ob er einen Auftrag dem Assistenten übergibt oder lieber direkt selbst bearbeitet. Dringende oder ungewöhnliche Aufträge kann er jederzeit selbst erfassen – inklusive sofortiger Disposition. Das System zwingt niemanden zu einer Übergabe, die im Moment nicht passt.
Nein. Wichtiger als perfekte Daten ist eine strukturierte Qualifizierungsphase zu Beginn: Ihr Team ordnet gemeinsam mit mir typische Aufträge ein, sodass der Assistent von Anfang an auf Ihre Formate und Regeln ausgerichtet ist. Das dauert einen halben Tag und ist Teil der Auftragseingangs-Analyse.
Beim Managed Service übernehme ich den Betrieb vollständig. Ihr Team braucht einen Ansprechpartner für die Analysephase, die Qualifizierungsphase und die Abnahme der Erstintegration – das sind typisch wenige Stunden.
Im laufenden Betrieb entscheidet Ihr Disponent täglich, welche Aufträge er selbst erfasst und welche er dem Assistenten übergibt. Die Qualitätssicherung vor dem TMS bleibt dauerhaft beim Team – das ist bewusst so, weil Ihr Team die fachliche Verantwortung trägt.
Der Assistent lohnt sich, wenn Sie täglich Aufträge per E-Mail oder PDF erhalten, heute noch manuell Daten ins TMS übertragen und Ihr Team dadurch Kapazität verliert. Als grobe Orientierung: ab ca. 30 manuell verarbeiteten Aufträgen pro Tag zahlt sich die Automatisierung täglich aus. Der kostenlose Eignungscheck gibt Ihnen eine ehrliche Einschätzung für Ihre Situation.
In 30 Minuten klären wir gemeinsam, ob Ihr Auftragseingang zum Assistenten passt: Eingangskanäle, Volumen, TMS-System und organisatorische Voraussetzungen. Kostenlos, keine Produktdemo. Wer nicht passt, bekommt das direkt gesagt.
Der Auftragseingangs-Assistent ist ein spezialisiertes System für Speditionen, kein generisches KI-Werkzeug. Die Kernlogik ist erprobt – die Integration wird an Ihre Eingangskanäle, Ihr TMS und Ihre Ausnahmeregeln angepasst.
Finden Sie heraus, ob der Assistent für Ihren Auftragseingang passt
Im kostenlosen Eignungscheck klären wir gemeinsam, ob Ihr Auftragseingang zum Assistenten passt und was eine Erstintegration für Sie bedeutet.
Keine Produktdemo. Sondern eine ehrliche Einschätzung, ob der Assistent bei Ihnen passt.
- welche Schritte in Ihrem Auftragseingang heute automatisierbar wären
- wie viel Erfassungsaufwand Ihr Team einsparen würde
- was ein erster Schritt für Sie kostet und bringt
Relevant, wenn Sie gerade prüfen, wie Sie mehr Auftragsvolumen mit weniger manueller Bearbeitung bewältigen können.