Denk mal kurz darüber nach: Wann wurde dir das letzte Mal die agile Arbeit als effizienzsteigernd verkauft? Wie hängen Effizienz, Effektivität und agile Arbeit eigentlich zusammen? Und warum ist diese Diskussion wichtig?
Meine Erfahrung: Agile Arbeit auf Effizienz zu trimmen hat den gleichen Effekt wie das effiziente Entschärfen einer Weltkriegsbombe. Es ist reine Glückssache und meistens macht es BOOOM!
Gib mir 7 Minuten und du kannst mit deinen Erkenntnissen
- Effizienz und Effektivität klar unterscheiden.
- die Erwartungshaltung an die agile Arbeit steuern.
- die Kritiker der Veränderung wieder zurück ins Boot holen.
Ich kann dir garantieren, dass du mit diesem Wissen deinem Umfeld die nächste Enttäuschung ersparst. Spätestens dann, wenn das Management wieder vergeblich nach der Effizienzsteigerung deines Scrum- oder Kanban-Teams sucht.
Es geht hier also nicht um eine akademische Diskussion. Es geht darum, dass du die Erwartungen deines Umfelds steuern und damit den Nutzen deiner Arbeit ins rechte Licht rücken kannst. Und es hilft dir vielleicht zu entscheiden, dass die agile Arbeitsweise für dein aktuelles Problem der völlig falsche Ansatz ist.
Lass uns also loslegen.
Die Welt der Effektivität und Effizienz
Eine in der Wirtschaft häufig verwendete Definition von Effizienz und Effektivität geht auf Peter F. Drucker zurück:
It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.
Peter F. Drucker, amerikanischer Ökonom
Was bedeutet das konkret?
Effektivität: Die richtigen Dinge tun.
Effizienz: Die Dinge richtig tun.
Es gibt eine schöne Metapher, wie man effizient bzw. effektiv einen Baum fällen kann:
Die effektive Variante: Du fällst den Baum mit einer Nagelfeile. Das dauert lange, aber irgendwann hast du dein Ziel erreicht.
Die effiziente Variante: Du fällst den Baum mit einer Motorsäge. Das geht schnell, da du das richtige Werkzeug gewählt hast.
An dieser Stelle könnten wir jetzt aufhören und uns auf die Effizienz konzentrieren. Das ist übrigens auch der Punkt, an dem die meisten Berater und agilen Gurus aufhören und das Management „Hurra“ schreit und den Auftrag erteilt.
Und das ist der Punkt, an den sich keiner mehr erinnert, wenn sich das Unternehmen Monate später im Tal der Tränen befindet und Grundsatzdiskussionen über agile vs. was-auch-immer führt.
Was ist passiert?
Zwei Effekt sind aufgetreten:
- The Map is not the territory: Oft verwechseln wir Modelle mit der Realität. Modelle sollen uns helfen, Problemstellungen zu verstehen und uns zurechtzufinden. Die Realität ist aber deutlich komplexer. Wer nun das Modell für die einzige Wahrheit hält, wird an der Realität zerschellen.
- Irrige Annahmen, dass du auch das richtige machst: Effizient hat den Nachteil, dass eben nicht darauf geachtet wird, dass man sich auch auf den richtigen Aspekt konzentriert. Das führt zu einer verzerrten Metapher und endet oft im Fiasko endet.
Warum ist das so?
Die Metapher übersieht einen wichtigen Aspekt. Folgende Aktivitäten sind auch effizient:
- Einen Baum im falschen Garten zu fällen.
- Statt des gewünschten Baums fällst du die 10 umliegenden Bäume.
- Du fällst einen sehr jungen Baum mit einer Motorsäge, für den ein Spaten das bessere Werkzeug gewesen wäre.
- Du schneidest den Baum mit der Motorsäge in dünne Scheiben.
Effizienz heißt nur, dass du die Dinge richtig, zum Beispiel mit möglichst geringem Aufwand oder Kosten, machst. Effizienz sagt nichts darüber aus, ob du die richtigen Dinge machen. Wir können sehr effizient in die falsche Richtung laufen. Die Kennzahlen werden das honorieren. Und dass ist etwas, das täglich in tausenden Unternehmen passiert.
Und alles geht auf ein simples Missverständnis zurück.
Die agile Arbeitsweise geht anders
Niemand, der ernsthaft agil arbeitet, wird im Beispiel mit dem Baum direkt mit der Motorsäge starten.
Warum?
Weil agil immer dann stark ist, wenn ein unbekanntes Problem gelöst werden soll. Einen Baum zu fällen ist in unserer heutigen Welt ein einfaches und manchmal kompliziertes, aber kein komplexes Problem. Komplizierte Probleme kannst du viel effizienter mit geeigneten, erprobten Prozessen lösen.
Niemand, der agile Arbeitsweisen verstanden hat, versucht, einfache oder komplizierte Probleme mit agilen Praktiken zu lösen. Warum? Weil das reine Zeit- und Geldverschwendung ist.
Radikal agiler Tipp
Um aber dennoch bei der Metapher zu bleiben, müssen wir kurz annehmen, dass das Baumfällen etwas ist, dass wir noch nie zuvor gemacht haben und es auch keine fertige Lösung dafür gibt.
Im agilen Sinne wird der richtige Baum ausgesucht, zweimal gecheckt (measure twice, cut once) und dann mit dem einfachsten vorhandenen Werkzeug begonnen. Es kommt auf die aktuelle Situation und den Wissensstand an, ob dieses Werkzeug nun eine Nagelfeile oder ein Brotmesser ist.
Was tust du nicht?
Du wirst zu Beginn der Arbeit keine lange Analyse zum richtigen Werkzeug oder zum Vorgehen machen. Entweder hast du es bereits im Vorfeld getan und gemerkt, dass dein Problem komplex ist, oder es ist jetzt zu spät dafür. Du startest jetzt in einen Inspect-and-Adapt-Zyklus. Wenn du dein Problem überschätzt hast, wird dich das regelmäßige Inspect-and-Adapt schnell an die richtige Stelle führen. Das ist zwar nicht effizient, aber schneller als noch einmal mit der Analyse zu beginnen.
Wie du agil einen Baum fällst?
Zur Effektivität im agilen Sinne gehört immer die regelmäßige Reflexion der eigenen Arbeit.
- Wir starten unsere Baum-Fällaktion mit dem einfachsten Werkzeug, das wir zur Verfügung haben: einer Nagelfeile.
- Wenn wir Erfahrung damit gesammelt haben, reflektieren wir darüber.
- Wir kommen zu dem Schluss, dass eine Nagelfeile nicht das richtige Werkzeug ist.
- Wir schauen nach einer besseren, aber immer noch einfachen, Alternative. Das kann zum Beispiel ein Taschenmesser oder einer kleinen Holzsäge sein.
- Wir nehmen das neue Werkzeug und prüfen in regelmäßigen Abständen, ob es das Richtige für die konkrete Aufgabe ist.
Unser Fokus liegt die ganze Zeit darauf. dass wir den richtigen Baum fällen, also das Richtige tun. Wenn wir dann ein geeignetes Werkzeug gefunden haben, mit dem wir diesen konkreten Baum fällen können, erheben wir dieses Werkzeug zum neuen Standard. Sobald wir den nächsten Baum fällen, nehmen wir unsere gewonnene Erfahrung und starten mit der Arbeit. Wir reflektieren wieder über unsere Arbeit und merken vielleicht, dass unser Standardtool an dieser Stelle nicht wirksam ist.
Der Prozess geht weiter und wir suchen uns für dieses neue Problem das geeignete Werkzeug. So füllt sich langsam für die einzelnen Problemstellungen unser Werkzeugkoffer mit Standard-Werkzeugen, die auf die speziellen Situationen passen. Wir bleiben effektiv, gewinnen aber durch unsere Erfahrung, neue Prozesse und Werkzeuge an Effizienz.
Von dem agilen Vorgehen zum Standardprozess
Den nächsten gleichartigen Baum wirst du nicht nach der agilen Arbeitsweise fällen. Stattdessen hast du einen Standardprozess geschaffen, der dich effizient durch die Wahl des richtigen Werkzeugs und den gesamten Prozess führt. Es gibt keinen Grund mehr, während des Standardprozesses ständig nach besseren Lösungen zu suchen. Du kannst den Status Quo an gewissen Stellen hinterfragen. Aber du solltest nicht den agilen Zyklus wählen, weil du dann deine Lebenszeit und dein Geld verbrennst.
TL; DR
Bei der agilen Arbeitsweise geht es in erster Linie nicht darum, effizient zu arbeiten. Agile Arbeitsweisen sind dann nützlich, wenn es darum geht, komplexe Probleme zu lösen. Komplexe Probleme kann man nicht effizient lösen, sonst gäbe es einen Prozess zur Problemlösung und das Problem wäre nicht komplex. Das ist der springende Punkt:
Agiles Arbeiten konzentriert sich auf die Effektivität. Die Effizienz folgt durch Reflexionen und dem Erarbeiten von Standards und Prozessen. Diese sind aber nicht in Stein gemeißelt, sondern werden je nach Situation immer wieder hinterfragt, verfeinert oder verworfen.
Es gibt genau eine Falle, die du in jedem Fall vermeiden musst: Effektives Arbeiten mit Perfektionismus verwechseln. Um ans Ziel zu kommen, reicht oft eine Lösung, die gut genug ist. Gut genug darfst du dabei unter keinen Umständen mit fast fertig verwechseln! Fast fertig bringt dich in die Bug-Hölle.
Effektivität hat nichts mit Perfektionismus zu tun. Um das Richtige zu tun, …
Radikal agiler Tipp
- reicht oft die 80% Lösung.
- muss man 5 auch mal gerade sein lassen.
- sollte man das Rad nicht ständig neu erfinden.
Wenn du dich darauf fokussierst, reflektiert und effektiv zu arbeiten und dabei Dogmatismus und Perfektionismus vermeidest, schaffst du es gleichzeitig, komplexe Probleme zügig zu lösen.
Fazit
Ich hoffe, ich konnte dir meine Sicht näherbringen, wie sich agile Arbeit in Bezug auf die Effizienz und Effektivität verhält. Das ist natürlich nur die Spitze des Eisbergs und man könnte ganze Bücher dazu schreiben.